Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusu ve Veri İşleyen

Otelcep dijital misafir asistanı hizmetini ("Hizmet") kullanan her otel, kendi misafirlerine ve personeline ait kişisel verilerin işlenmesi bakımından 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca veri sorumlusudur.

Otelcep ("Berkan Atik" — kayıtlı bir ticari işletme bulunmamaktadır, hizmet şahıs olarak sunulmaktadır), otele teknik altyapı sağlayan taraf olarak, otelin talimatları doğrultusunda bu verileri işleyen veri işleyendir.
Adres: Nevşehir · E-posta: berkanatik2004@gmail.com

Belirli bir otelde konakladığınız veya o otelin personeli olduğunuz sürece, veri sorumlusuna ilişkin güncel iletişim bilgilerini ilgili otelden talep edebilirsiniz.

2. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Misafirler için (oda QR kodu üzerinden):

• Oda numarası ve talep içeriği (temizlik, oda servisi, transfer, arıza notu vb.)
• Seçilen hizmet kategorisi ve varsa planlanan saat
• Aktivite/rezervasyon taleplerinde kişi sayısı ve tarih bilgisi
• Otel personeliyle yazışma mesajları ve bu mesajların çevirileri
• Soyadı: girişte resepsiyonun kaydettiği, odada konaklayan kişilerin soyadları ve varsa çıkış tarihi; misafirin ilk talebinde doğrulama için bir kez yazdığı soyadı
• Cihaz doğrulama anahtarı: soyadı doğrulandıktan sonra cihaza verilen, kişiyi değil konaklamayı tanıyan rastgele bir kod
• Seçilen arayüz dili
• Teknik loglar (IP adresi, tarayıcı bilgisi) — sistem güvenliği amacıyla dolaylı olarak

Sistem, misafirden hesap oluşturmasını veya e-posta, telefon gibi iletişim bilgilerini girmesini istemez. Yalnızca odada o an konaklayan kişinin talepte bulunabilmesi için ilk talepte bir kez soyadı sorulur ve resepsiyonun girişte kaydettiği soyadıyla karşılaştırılır; talepler kişiyle değil oda ve konaklamayla ilişkilendirilir.

Otel personeli için (personel paneli girişi):

• Ad soyad, e-posta adresi ve girildiyse telefon numarası
• Otel içindeki rol, ekip ve sorumlu olunan katlar
• Oturum açma zaman bilgisi
• Panelde yapılan işlemler (talep ve oda durumu değişiklikleri, yönetici işlem kayıtları)
• Bildirim almak için kaydedilen cihaz bildirim aboneliği

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz; misafir taleplerinin ilgili otel personeline iletilmesi ve karşılanması, yeni talep ve mesajların personele anlık bildirim olarak ulaştırılması, misafir ile personel arasındaki yazışmanın farklı diller arasında otomatik çevrilmesi, odada konaklamayan kişilerin (ör. çıkış yapmış eski misafirlerin) oda QR bağlantısı üzerinden talep oluşturmasının önlenmesi, talep geçmişinin takip edilebilmesi, otel hizmet kalitesinin ölçülmesi, personel yetkilendirmesinin ve erişim güvenliğinin sağlanması, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve olası uyuşmazlıkların çözümü amaçlarıyla sınırlı olarak işlenir.

4. İşlemenin Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz, KVKK m. 5/2 kapsamında; bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (talep ettiğiniz hizmetin sağlanması), veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi ve ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati (hizmet kalitesi takibi, güvenlik) hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir. Soyadı doğrulaması, hizmetin yalnızca odada konaklayan kişi tarafından kullanılabilmesini sağlayan bir güvenlik tedbiri olarak veri sorumlusunun meşru menfaatine dayanır.

5. Toplama Yöntemi

Veriler, misafirin oda QR kodunu okutup Hizmet üzerinden elektronik ortamda talep oluşturması, personelle yazışması ve soyadını doğrulaması; resepsiyonun girişte konaklayan kişilerin soyadını panele kaydetmesi veya personelin panele elektronik ortamda giriş yapması yoluyla, otomatik yollarla toplanır.

6. Aktarım

Hizmetin sunulabilmesi için verileriniz aşağıdaki hizmet sağlayıcılar aracılığıyla Türkiye dışına aktarılmaktadır:

• Supabase Inc. — veritabanı; veriler İrlanda'daki (Avrupa Birliği/AEA bölgesi) sunucularda barındırılır.
• Vercel Inc. (ABD) — uygulamanın çalıştığı sunucular; sayfalar ve işlemler bu sunucular üzerinden işlenir.
• Otomatik çeviri servisleri — talep notunuz ve personelle yazışmanız, karşı tarafın dilinde okunabilmesi için MyMemory (Translated srl, İtalya) servisine, bu servise ulaşılamadığında LibreTranslate çeviri sunucularına gönderilir.
• Tarayıcı bildirim servisleri (Google, Apple, Mozilla) — yeni talep ve mesaj bildirimleri personelin cihazına bu servisler üzerinden, içeriği şifrelenmiş olarak iletilir.

Bu aktarımlar, 6698 sayılı Kanun'un 9. maddesi uyarınca açık rızanıza dayanılarak gerçekleştirilir: ilk talebinizi veya mesajınızı göndermeden önce bu aktarıma ilişkin bilgilendirme gösterilir ve onayınız alınır. Onay vermediğiniz sürece talep oluşturamaz, mesaj gönderemezsiniz. Verileriniz, yukarıdakiler ve yasal zorunluluk halleri dışında üçüncü kişilerle paylaşılmaz.

7. Saklama Süresi

• Tamamlanan veya iptal edilen talepler ve bunlara bağlı yazışmalar, oluşturulmalarından 91 gün sonra yapılan haftalık otomatik temizlikte silinir. Açık talepler ve ödenmemiş oda hesabına bağlı siparişler kapanana kadar saklanır.
• Soyadı ve çıkış tarihi içeren konaklama kayıtları, çıkıştan 91 gün sonra silinir. Cihaz doğrulama anahtarları çıkışta geçersiz hâle gelir ve konaklama kaydıyla birlikte silinir.
• Soyadı doğrulama denemelerinin kaydı 1 gün sonra silinir.
• Oda durum geçmişi 91 gün sonra silinir.
• Personel hesap bilgileri ve işlem kayıtları, otel ile hizmet ilişkisi sürdüğü müddetçe saklanır.

Süresi dolan veriler silinir, yok edilir veya anonimleştirilir.

8. İlgili Kişinin Hakları (KVKK m. 11)

KVKK madde 11 uyarınca herkes;

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde/dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• KVKK m. 7'de öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Yukarıdaki düzeltme/silme işlemlerinin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

9. Başvuru Yöntemi

Yukarıdaki haklarınızı kullanmak için talebinizi, kimliğinizi tespit edici belgelerle birlikte veri sorumlusu otele veya berkanatik2004@gmail.com adresine yazılı olarak iletebilirsiniz. Başvurunuz, niteliğine göre en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir.